in 7 stappen

Hoe zet u een praktisch milieumanagementsysteem voor uw organisatie op? Het stappenplan “ISO 14001 in 7 stappen” helpt u op weg! Onderstaand stappenplan is opgebouwd aan de hand van de kennis en ervaring opgedaan bij het succesvol invoeren van milieumanagementsystemen bij diverse organisaties, zowel in het bedrijfsleven als bij dienstverlenende instellingen en overheidsorganisaties.

Stap 1: Waar staan we nu? (de nuldoorlichting)
Stap 2: Welke belangrijke milieu-aspecten hebben we? (milieurisico’s)
Stap 3: Milieu dag in dag uit (het beheersen van belangrijke milieu-aspecten)
Stap 4: Wat willen we bereiken? (milieubeleid, doelstellingen en milieuzorgprogramma)
Stap 5: Hoe geven we invulling aan het milieumanagementsysteem? (opstellen handboek, procedures en overige documentatie)
Stap 6: Invoeren in de praktijk!!
Stap 7: Doen we wat we zeggen (interne audits)?
Ziezo! En hoe nu verder? (management review)?

Stap 1:Waar staan we nu? (de nuldoorlichting)

Vaak doet u al meer aan milieuzorg dan u denkt! Waarschijnlijk registreert u uw afvalstromen, wellicht zijn bepaalde verantwoordelijkheden m.b.t. milieuzaken vastgesteld, houdt u de correspondentie met het bevoegd gezag goed bij, mogelijk heeft u een opleidingsprogramma, etc.

Door het uitvoeren van een nuldoorlichting krijgt u goed zicht op de elementen van een milieumanagementsysteem die u al heeft. Tijdens de nuldoorlichting vergelijkt u nauwkeurig: “Wat er door de ISO 14001 norm wordt vereist” en “Welke zaken u al heeft geregeld”. In een nuldoorlichting, door ISO14001 de ‘initiële milieubeoordeling’ genoemd, worden gewoonlijk in ieder geval de volgende onderwerpen bekeken:

Identificatie van de belangrijkste milieu-aspecten
Eisen van milieuwet- en regelgeving (eventueel inclusief het nalevinggedrag)
Een analyse van bestaande werkwijzen en procedures op het gebied van milieuzorg
Een evaluatie eventuele milieu-incidenten uit het verleden

De resultaten van de nuldoorlichting geven aan welke stappen er nog gezet moeten worden om het milieumanagementsysteem op het niveau van de ISO 14001 norm te brengen. In die zin is de nuldoorlichting eigenlijk een “nalevingsscan” (wet- en regelgeving) en een “Gap Analysis”. Deze stappen kunt u vervolgens weergeven in een concreet projectplan, waarbij de nog uit te voeren taken en de benodigde tijdsinspanning inzichtelijk worden. Op basis van de nuldoorlichting kunt u goed onderbouwd beslissen of u verder aan de slag wilt gaan met het invoeren van een milieumanagementsysteem en op welke wijze.

Naast het uitvoeren van de nuldoorlichting zelf is het in deze fase van belang om te besluiten op welke onderdelen van uw bedrijfsvoering u milieumanagement wilt toepassen (scope bepaling).

Stap 2: Welke belangrijke milieu-aspecten hebben we? (milieurisico’s)

Wellicht heeft u wel een globaal beeld van de milieu-risico’s die relevant zijn voor uw organisatie, maar heeft u dergelijke risico’s nog niet volledig volgens de systematiek van ISO 14001 in kaart gebracht.
Waarschijnlijk is dan uit de nuldoorlichting naar voren gekomen dat één van de eerstvolgende stappen het systematisch “inventariseren en evalueren van de milieu-aspecten” is. Het is belangrijk dat u hiervoor nagaat welke activiteiten, producten en diensten van uw organisatie tot belangrijke “milieueffecten” kunnen leiden. Dergelijke milieu-effecten kunnen ontstaan door uw eigen activiteiten, maar ook door de ondersteunende diensten die u gebruikt van derden of door de producten die uw organisatie inkoopt of op de markt zet.
De lijst met milieu-aspecten die op deze wijze wordt opgebouwd, hoeft alleen díe milieu-aspecten te omvatten waar de organisatie redelijkerwijs invloed op uit kan oefenen. Een misverstand is dat al deze milieu-aspecten tegelijk verbeterd moeten worden. Het gaat erom dat u de belangrijke milieu-aspecten selecteert. Welke milieu-aspecten belangrijk zijn, kunt u bijvoorbeeld als volgt beoordelen:

Is er milieuwet- en regelgeving van toepassing op een bepaalde activiteit, product of dienst? Indien het antwoord hierop “ja” is, wordt het zeker een belangrijk milieu-aspect. Voldoen aan wet en regelgeving is immers één van de uitgangspunten van de ISO 14001 norm.
Andere selectiecriteria kunt u naar eigen idee invullen, te denken valt aan: ernst van het milieueffect, frequentie, imago, mening van omwonenden, verwachting van klanten, etc.

De lijst met belangrijke milieu-aspecten die nu is ontstaan, vormt de basis van uw milieumanagementsysteem. Deze lijst zal als een rode draad in de volgende stappen terugkomen. Om te beginnen tijdens de volgende stappen, waar u gaat bepalen hoe u in de dagelijkse praktijk met de milieu-aspecten om moet gaan (beheersen) en voor een selectie van de belangrijke milieu-aspecten concrete doelstellingen gaat vaststellen.

Stap 3: Milieu dag in dag uit (het beheersen van belangrijke milieu-aspecten)

Nu we een lijst hebben met alle belangrijke milieu-aspecten kunnen we gaan bepalen wat we moeten doen om milieuproblemen die mogelijk ontstaan voor te zijn. Aan de hand van de lijst kunnen we per milieu-aspect gaan aanwijzen op welke manier we omgaan met het milieu-aspect in de dagelijkse praktijk. Dat begint met het toewijzen van wie verantwoordelijk is. Daarnaast kunnen verschillende methoden worden gebruikt om het milieu-aspecten te beheersen, bijvoorbeeld het schrijven van een werkinstructie, het lopen van een ‘good housekeeping’ rondje, preventief onderhoud en/of inspectie, training voor de personen die met het milieu-aspect te maken hebben, etc.
Als u klaar bent met het vaststellen van beheersing houden we een aantal lijsten over met acties die we dagelijks of door het jaar heen moeten uitvoeren, deze kunnen dan gesorteerd worden naar soort en frequentie.

Stap 4: Wat willen we bereiken? (milieubeleid, doelstellingen en milieuzorgprogramma)

Om aan te geven wat uw organisatie in grote lijnen met milieuzorg wil bereiken wordt het milieubeleid opgesteld. Het management geeft hierin o.a. de intentie aan om te voldoen aan milieuwet- en regelgeving, plus dat de organisatie milieubelasting wil voorkomen en streeft naar continue verbetering. Het opgestelde beleid moet bekend worden gemaakt bij iedereen in de organisatie en ook aan alle externe belangstellenden moeten de mogelijkheid krijgen om hiervan kennis te nemen.

De lijst met belangrijke milieu-aspecten van stap 2 bevat waarschijnlijk ook ‘milieu-aspecten die momenteel al voldoen aan milieuwet- en regelgeving en overige aanvullende eisen. Deze moeten dus minimaal op het niveau worden gehouden dat door wet- en regelgeving is vastgesteld, of dat u zelf aanvullend heeft vastgesteld.

Voor een selectie van de belangrijke milieu-aspecten die u nog verder kunt en wilt verbeteren stelt u een concrete doelstelling op. Let op! U hoeft dus zeker niet voor alle belangrijke milieu-aspecten een doelstelling op te stellen. U maakt een selectie van de effecten waarmee u in een bepaald tijdsbestek een concrete verbetering kunt behalen. Hierbij spelen beschikbare tijd, budget en mogelijke technieken een doorslaggevende rol.

In het milieuzorgprogramma worden deze doelstellingen verder uitgewerkt. Hierin benoemt u wie er verantwoordelijk voor is, hoeveel tijd er voor beschikbaar is en wat de kosten zijn. In de praktijk wordt het milieuzorgprogramma voor bijvoorbeeld één jaar opgesteld, met eventueel een doorkijk naar de periode daarna.

Stap 5. Hoe geven we invulling aan het milieumanagementsysteem? (opstellen handboek, procedures en overige documentatie)

Met de formulering van het beleid en de doelstellingen is de basis voor uw milieumanagementsysteem gelegd. U hebt nu immers vastgesteld wat de belangrijke milieu-aspecten zijn van uw organisatie en hoe u deze wilt beheersen (= minimaal voldoen aan wet- en regelgeving) en waar u verbeteringen door wilt voeren (doelstellingen).

Maar nu komt de vraag: hoe geeft u praktische invulling aan het beleid? De norm ISO 14001 geeft aan dat hier in ieder geval een aantal algemeen vereiste procedures en documenten voor nodig zijn. In deze stap gaat u invulling geven aan de verplichte procedures en documentatie die min of meer algemeen van opzet zijn.

In een procedure beschrijft u hoe uw organisatie omgaat met een bepaalde werkwijze (wie doet wat wanneer). Voorbeelden kunt u zien door op de blauwe procedures te klikken.
De lijst met algemene verplichte procedures en overige documentatie is hieronder weergegeven. Het is raadzaam om de procedures op te stellen in overleg met de medewerkers die de procedure moeten uitvoeren.

Norm-element Procedure
4.3.1. Identificatie en evaluatie van milieu-aspecten
4.3.2. Bijhouden van wettelijke en andere eisen
4.4.2. Bewustwording van milieuzorg bij het personeel
4.4.3. Communicatie (zowel intern als extern)
4.4.5. Documentbeheer
4.4.6. Inkoop, leveranciers, aannemers
4.4.6. Specifieke procedures t.a.v. milieu-aspecten
4.4.7. Identificeren en reageren op noodsituaties
4.5.1. Monitoring en meting bedrijfsactiviteiten
4.5.1. Evalueren van de naleving van wettelijke en andere eisen
4.5.2. Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen (inclusief milieuklachten)
4.5.3. Milieuregistraties
4.5.4. Milieuaudits
Overige documentatie
4.2. Milieubeleid (opgezet in stap 2)
4.3.3. Doel en taakstellingen (opgezet en in stap 2)
4.3.4. Milieuzorgprogramma (opgezet in stap 2)
4.4.1. Overzicht van de taken en bevoegdheden op milieugebied
4.4.2. Opleidingsprogramma
4.4.4. Documentatie (leidraad van het milieumanagementsysteem)
4.6. Directiebeoordelingen

Naast de bovengenoemde ‘verplichte’ procedures zijn er ook nog procedures die niet verplicht zijn maar in de praktijk wel handig zijn om te hebben. Voorbeelden zijn procedures voor personeelsmanagement (vaststellen competentie personeel, beoordeling personeel, opstellen opleidingsplan, nieuwe medewerkers, etc.) en planvorming (vaststellen milieubeleid, periodiek opstellen milieudoelen en zorgprogramma, periodiek evalueren milieuplannen en management review).

Verder zullen mogelijk specifieke procedures of werkinstructies geschreven moeten worden. Er is pas een specifieke procedure of aanvullende werkinstructie nodig, indien zonder deze procedure een bepaald milieu-aspect niet kan worden beheerst. Het is dus een misverstand dat voor ISO 14001 allerlei bestaande werkwijzen en handelingen in procedures zouden moeten worden gedocumenteerd. Een milieumanagementsysteem hoeft niet overgedocumenteerd of bureaucratisch te zijn. De drie belangrijkste criteria die u telkens in de gaten moet houden zijn:

Is voldoende vastgelegd wat de belangrijke milieu-aspecten zijn van uw organisatie?
Is duidelijk vastgelegd binnen welke grenzen die milieurisico’s moeten liggen?
Kan aangetoond worden dat de milieurisico’s inderdaad binnen de vastgestelde grenzen liggen?

Eventuele aanvullende procedures of werkinstructies moeten zo veel mogelijk vanaf de werkvloer worden opgezet. De bijdrage van de medewerkers op de werkvloer is een winstpunt in de volgende stap (stap 6 – invoeren in de praktijk!).

Als u klaar bent met het opstellen van de procedures schrijft u als laatste een handboek waarin wordt beschreven hoe het systeem werkt en hoe is gezorgd dat het systeem voldoet aan de norm. Terwijl u dit doet kunt u tegelijkertijd controleren of u bij het opstellen van uw documentatie inderdaad invulling hebt gegeven aan alle vereisten van de norm.

De bovenstaande procedures kunnen gemakkelijk geïntegreerd worden in bestaande managementsystemen (bijvoorbeeld in een kwaliteitsmanagementsysteem volgens ISO 9001) indien deze gelijk van opzet zijn. Op welke wijze dit verder kan worden uitgewerkt, staat beschreven in ISO 14001 en andere managementsystemen.

Stap 6: Invoeren in de praktijk!

Het is nu zaak om dat wat u heeft vastgelegd in de procedures en overige documentatie daadwerkelijk in te voeren. Op welke wijze dit plaatsvindt hangt uiteraard af van de cultuur, opbouw en grootte van uw organisatie. Iedereen moet de voor hem / haar relevante onderdelen van het systeem leren kennen. Dit proces versnelt aanzienlijk indien de medewerkers betrokken zijn geweest bij het opstellen van de procedures en documentatie. Tevens zal daardoor eerder draagvlak aanwezig zijn om eventuele veranderingen in te voeren.

U kunt de medewerkers vertrouwd maken met de diverse onderdelen van het milieumanagementsysteem door bijvoorbeeld onderdelen van het milieumanagementsysteem te bespreken tijdens het reguliere werkoverleg, het uitbrengen van een nieuwsbrief, aanvullende bijeenkomsten, informatieborden of folders.

Neem minimaal een aantal maanden om het milieumanagementsysteem daadwerkelijk in te voeren en om iedereen te laten wennen aan de procedures, overige documentatie en gewenste registraties. Sta open voor signalen voor mogelijke wijzigingen in de eerste opzet van de verschillende procedures. Door daadwerkelijke invoering in de praktijk, kan het immers duidelijk worden dat bepaalde procedures tóch net handiger opgesteld kunnen worden.

Zodra het systeem is ingevoerd, iedereen vertrouwd geraakt is met de voor hen relevante procedures en er, door middel van registraties, een “historie” is opgebouwd om naleving van de procedures aan te tonen, kunt u overgaan naar de volgende en laatste stap.

Stap 7: Doen we wat we zeggen? (interne audits)

In deze laatste stap gaat u na of het milieumanagementsysteem werkt zoals u het bedoeld heeft. Hierbij speelt het aantonen van de eerder genoemde uitgangspunten van uw milieumanagementsysteem een belangrijke rol:

Voldoen aan wet- en regelgeving en het beheersen van milieu-aspecten (risico’s) binnen vastgestelde normen.
Continu verbeteren van de milieuprestatie van uw organisatie (behalen van de doelstellingen).

Deze controle vindt plaats door toepassing van het opgestelde monitoringprogramma (zie procedure 4.5.1) en door het uitvoeren van interne audits (zie procedure 4.5.4). Hierbij komen en door het toetsen van de naleving van wet- en regelgeving, het beheersen van milieu-aspecten en het behalen van de vastgestelde doelstellingen nadrukkelijk aan bod. Belangrijkste uitgangspunten bij het uitvoeren van de interne audits is dat alle elementen van het milieumanagementsysteem worden getoetst volgens de aangegeven specificaties uit de ISO 14001 norm

Bij eventuele afwijkingen (bijvoorbeeld: er wordt niet volledig voldaan aan alle eisen uit de wet- en regelgeving, doelstellingen worden niet volledig behaald, iemand signaleert intern een afwijking of er komt misschien een milieuklacht binnen) handelt u volgens de daarvoor bedoelde procedure zoals opgesteld in stap 5 (zie procedure 4.5.2). U spoort de oorzaak van de afwijking op en neemt passende maatregelen om te voorkomen dat dezelfde afwijking opnieuw voorkomt.

Indien blijkt dat aanpassing van een procedure of werkinstructie nodig is om herhaling te voorkomen, of indien een aanvullende procedure nodig is, kunt u nogmaals de stappen 5 en 6 doorlopen.
Maar let op! Een afwijking is zeker niet altijd aan een onjuiste of onvolledige procedure te wijten. De oorzaak kan ook zeker worden gezocht in gebrek aan tijd, gebrek aan motivatie, onduidelijkheid over de precieze bedoeling van de procedure, gebrek aan training, enzovoort.

Ziezo! En hoe nu verder? (management review)

De rapportages van de interne audits en verschillende registraties uit de overige procedures (o.a. monitoring, afwijkingen, milieuklachten, e.d.) vormen voor het management de mogelijkheid het milieumanagementsysteem te beoordelen. Door het uitvoeren van een directiebeoordeling voldoet uw milieumanagementsysteem aan de laatste eis uit de ISO 14001 norm.
Het resultaat van de directiebeoordeling kan zijn, dat het milieubeleid wordt aangepast en/of dat de milieudoelstellingen verder worden aangescherpt. In feite doorloopt u vanaf dit moment opnieuw het stappenplan (vanaf stap 2) en houdt u op die wijze het milieumanagementsysteem levendig en actueel.