Klachtafhandelaar: Klacht wordt aangenomen door een lid van de milieucommissie of door directie vertegenwoordiger (klachtenafhandekaar) Dienstdoende klachtafhandelaar overlegt met de klager over de aard van de klacht en vult een klachtenformulier in Klachtafhandelaar: De klachtafhandelaar doet een onderzoek naar de aard van de klacht Milieucoördinator: Bepaalt of de klacht terecht is; is het op lossen van de klacht nodig De beslissing wordt teruggekoppeld met de klager Klachtafhandelaar en milieucoördinator: Stellen de volgactie vast eventueel met behulp van eerdere geregistreerde zelfde soort klachten Klachtafhandelaar: Registreert en handelt de klacht af volgens de werkinstructie Maatregelen worden opgevolgd via procedure Structureel Verbeteren Milieucoördinator: De milieucoördinator bewaakt de voortgang van de klachten afhandeling (volgt de stappen via het klachtenregister) Milieucoördinator: Rapporteert periodiek aan de directievertegenwoordiger Rapportage over de klachten wordt opgenomen in het management review. Verwezen kan worden naar de procedure Management Review